- أن تكون المنظمات والمؤسسات غير الربحية والفرق التطوعية مسجلة لدى جهة الاختصاص في الدولة التي تمارس بها النشاط.
- لا يجوز التقدم بأكثر من ترشيح من الجهة.
- القيمة النقدية المقدمة للفائزين توجه لدعم الأنشطة التطوعية.
- أن يكون المشروع تطوعياً ومتوافقاً مع خطط ومعايير التنمية المستدامة.
- في حال حصول المشروع على جوائز وتكريمات سابقة يجب توضيحها في استمارة التقديم.
- أن تكون الأعمال التطوعية مرخصة من قبل الجهات المختصة..
- أن لا يحتوي المشروع ومرفقاته على أي معلومات مخالفة للقيم الأخلاقية المتعارف عليها وقوانين الدولة.
- لا تعاد المواد التي يتم تقديمها للمشاركة في القلادة في جميع الأحوال.
- يمكن للجمعيات والمؤسسات الأهلية والفرق التطوعية الرسمية والأفراد التقديم لجائزة القلادة.
- يحق للجنة استبعاد أي مشروع مخالف لشروط وأحكام التحكيم.
- لن يسمح بتغيير أو استبدال معلومات المشروع بعد تقديمها.
- لن يتم قبول أي مشروع بعد انتهاء الفترة المسموح بها للتقديم.
- أن تقدم الجهة المشاركة نبذة عن المشروع من خلال فيديو قصير لا يتجاوز ٤ دقائق يوضح التالي:
- فكرة المشروع.
- الشرائح المستفيدة من المشروع.
- تفاصيل وآليات العمل بالمشروع.
- ما يدعم توضيح المشروع.
- يجب أن يقتصر الفيديو على عرض أنشطة المشروع العملية على أرض الواقع.